НТВ, телекомпания, Москва

НТВ, телекомпания, Москва

О заказчике: Телекомпания НТВ зарегистрирована на рынке с 1993 года, ей передан четвертый частотный канал. А с января 1994 г. компания стартовала свое вещание. Сегодня НТВ имеет статус общероссийской телевизионной программы. Передачи компании многократно становились лауреатом премии ТЭФИ и других наград.

НТВ одновременно производит пять идентичных версий вещания («орбит»), адаптированных к местным часовым поясам в различных временных зонах на территории России.
Высококачественную трансляцию НТВ обеспечивают более 120 операторов эфирного вещания и более 700 операторов кабельного ТВ во всех регионах России.

Для русскоговорящих зрителей за пределами России — в странах ближнего зарубежья, Европы и Ближнего Востока, а также в Северной Америке и Австралии — телекомпания НТВ производит несколько международных версий.
Под брендами «НТВ-Мир» и «НТВ-Америка» вещание НТВ распространяется через спутниковые платформы, кабельные и цифровые сети. Объем зарубежной аудитории канала превышает 70 млн. зрителей.

Отрасль: Медиа/Телекоммуникации.

Решение: Система электронного документооборота, согласование финансовых документов, электронный архив

Статистика проекта:

Количество бизнес-пользователей: 345

Количество запущенных бизнес-процессов: 14 326

Количество документов в хранилище: 106 426

Бизнес-потребности:

Для создания единой информационной системы были объективные причины:

  • неэффективная работа с документами сотрудников заказчика по причине территориальной распределенности
  • отсутствие возможности получения доступа к документам напрямую из существующей автоматизированной системы (ORACLE)
  • отсутствие действующих регламентов и процедуры по обработке и согласованию документов
  • отсутствие учета  и контроля над документами компании
  • потеря документов
  • нарушения исполнительской дисциплины
  • >отсутствие унифицированных форм документов

Исходя из приведенных выше факторов, руководством было принято решение о необходимости проведения следующих работ:

  • создание электронного архива канцелярских документов (входящие, исходящие внутренние)
  • создание электронного архива договорных, финансовых и командировочных документов
  • создание механизмов согласования и обработки канцелярских документов в электронном виде
  • создание механизмов согласования договорных, финансовых и командировочных документов в электронном виде

Решаемые задачи:

  1. Согласование договоров

Автоматизирован процесс согласования договоров Заказчика. В Системе реализовано три вида договоров: Договор (импортируется из БД Oracle), Дополнительное соглашение (импортируется из БД Oracle и автоматически привязывается к основному договору), Универсальный договор (создается напрямую в Системе электронного документооборота (далее СЭД)).

Особенности:

  • формирование документов в системе по интеграции
  • автоматическое формирование списка согласующих лиц
  • контроль сроков согласования
  • возможность формирования поручений по договору
  • возможность пакетного согласования договоров с доп. соглашениями к ним
  • возможность прямого открытия договор в СЭД из сторонних систем
  • синхронизация данных между СЭД и CRM (OEBS)
  • параллельное и последовательное согласование документов
  1. Согласование Командировочных документов

Автоматизирован процесс согласования пакета командировочных документов.

Особенности:

  • формирование пакета\набора документов в системе по интеграции
  • автоматическое создание печатных версий документов на основании шаблонов
  • автоматическое определение списков согласующих лиц
  • синхронизация данных между СЭД и OEBS
  • параллельное и последовательное согласование документов
  1. Согласование Финансовых документов

Автоматизирован процесс согласования финансовых документов (Счетов и связанных с ними Запросов на платежи, актов, счетов-фактур).

Особенности:

  • параллельное и последовательное согласование документов
  • автоматическое определение списка должностей для согласования в зависимости от типа документа
  • возможность согласования документов как пакетом, так и по отдельности
  • формирование документов по интеграции (Запрос на Платеж)
  • формирование отчетов на основании данных согласования финансовых документов
  1. Обработка входящих документов

Автоматизирован процесс обработки всех типов входящей документации.

Особенности:

  • автоматическое определение маршрута обработки задач в зависимости от типа документа
  • параллельное и последовательное согласование документов
  • возможность формирования связанных поручений по входящим документам и контроля их исполнения
  1. Обработка поручений

Автоматизирован процесс обработки поручений, созданных как самостоятельно, так и на основании прочих документов (в том числе поручений) системы.

Особенности:

  • связь с документом-родителем (прямой доступ из документа в поручение и наоборот)
  • возможность бесконечного дробления поручений на подпоручения
  • параллельная обработка поручений
  • механизмы контроля исполнения поручений
  1. Согласование универсальных документов

Создан универсальный процесс\механизм согласования и обработки документов, не относящихся к перечисленным выше.

Особенности:

  • возможность настройки процесса согласования документа пользователем-инициатором самостоятельно
  • параллельное и последовательное согласование документов

Общие особенности решения:

  • постоянная двухсторонняя интеграция с прочими системами заказчика (Финансовый  и Кадровый Oracle, Active Directory, и т.д.)
  • >полное протоколирование процесса согласования документов (ведение истории)
  • версионирование контента
  • различные интерфейсы приложения для различных ролей пользователей
  • различные правила определения прав доступа к объектам системы на основании ролей пользователей
  • автоматическая нумерация документов
  • связь объектов (документов) системы
  • возможность поиска документов по различным реквизитам
  • наличие механизмов ручного и автоматического переназначения документов и задач между пользователями
  • система автоматических уведомлений на e-mail о событиях в системе
  • контроль регламентных сроков согласования документов
  • механизм доступа к документам подчиненных на основании организационной структуры

Результаты внедрения:

  • независимость от местоположения пользователя при работе с документами
  • возможность прямого доступа к документам из БД Oracle
  • четкие автоматически применяемые регламенты и правила согласования\обработки документов
  • механизм контроля исполнительской дисциплины
  • контроль и учет документов
  • ускорение процесса согласования документов