Согласование финансовых документов

Система GEM/AP предназначена для автоматизации бизнес-процесса согласования счетов к оплате и урегулирования расчетов с кредиторами.

Основные функциональные возможности:

  • автоматизация процесса согласования счетов к оплате «от начала до конца» —  от создания или получения отсканированного счета до его оплаты, обеспечивающая минимизацию ручных операций в «штатных» ситуациях и фокусировку внимания менеджеров  на обработку счета в нештатных, исключительных ситуациях
  • параллельное и последовательное согласование документов
  • пакетное и индивидуальное согласование документов
  • автоматическое определение списка должностей для согласования в зависимости от типа документа
  • формирование различных отчетов на основании данных по согласованию финансовых документов за любой промежуток времени
  • возможность отслеживания перемещения документа между заинтересованными лицами
  • регистрация и надежное хранение счетов и всех сопутствующих документов в Централизованном хранилище данных
  • возможность отправки уведомлений на e-mail о необходимости принятия решения по счету
  • ведение контроля целостности представленных документов
  • возможность просмотра всех резолюций, поставленных на документах от руки, контроля наличия печатей и подписей
  • поддержка хранения всех версий счета, а также полной истории утверждения (учет всех замечаний, комментариев, предложений и так далее)
  • быстрый доступ ко всем счетам, хранящимся в электронном архиве с учетом принятых правил в соответствии с политикой информационной безопасности
  • возможность территориально-распределенного сквозного согласования счетов менеджерами, располагающимися в различных офисах
  • автоматическое распознание и индексный ключ к информации о счете
  • возможность использования типового бизнес-процесса согласования, а также донастройки и перенастройки бизнес-процесса согласования, перечня согласующих подразделений и менеджеров, точек контроля документов, варьирования процесса согласования в зависимости от реквизитов счета
  • возможность анализа эффективности бизнес-процесса согласования счета на всех этапах и в целом
  • возможность представления в виде изображений процесса входящих счетов без привлечения дополнительной рабочей силы
  • интеграция с ERP и учетными системами

Типовой бизнес-процесс согласования счета на оплату:

 image006

Результаты от внедрения:

  • снижение времени на обработку финансовых документов до 90%
  • переход на качественно новый уровень отношений с партнерами и кредиторами
  • контроль над соблюдением регламентов согласования и обработки командировочных удостоверений
  • отсутствие утраты/порчи документов
  • контроль над нарушением исполнительской дисциплины; обеспечение достоверных данных и устранение ввода лишних данных
  • контроль и учет документов
  • увеличение прозрачности и ускорение процесса принятия решений по входящим сетам
  • увеличение масштабов операций без привлечения дополнительных сотрудников
  • обмен информацией между сотрудниками разных офисов в соответствии с предоставленными правами доступа

Все модули компании Galantis апробированы и работают на предприятиях. Наши решения максимально удовлетворяют требованиям Пользователей, поскольку при разработке каждого из них учитывались предложения, замечания и пожелания наших Заказчиков.

Более подробную информацию о каждом из решений компании Galantis, а также заказать презентацию и поговорить с высококвалифицированными специалистами Вы можете по телефонам, указанным на сайте, или отправить нам запрос на адрес market@galantis.com