Южный, морской торговый порт, Украина

Южный, морской торговый порт, Украина

О заказчике: Государственное предприятие «Морской торговый порт «Южный» занимает стратегическое положение в работе международных трансконтинентальных транспортных коридоров, является наиболее перспективным для обеспечения интересов Украины как транзитной державы.

Порт расположен в акватории Малого Аджалыкского лимана в северо-западной части Черного моря в 30 км на восток от города Одессы.

Ближайшие к порту аэропорт и железнодорожный вокзал расположены в городе Одессе на удалении около пятидесяти километров. К порту примыкают три железнодорожные станции: «Береговая», «Химическая» и «Промышленная» Одесской железной дороги. Они обеспечивают бесперебойную доставку грузов и отгрузку их получателям.

Производственные мощности порта позволяют полностью укомплектовать партией груза крупнотоннажные суда. Все перегрузочные терминалы работают круглосуточно. Грузовые районы порта Южный удалены от крупных населенных пунктов.

Наличие современной перегрузочной техники, мощного портфлота, глубоководных причалов, развитой сети железных и автомобильных дорог, высокая интенсивность переработки грузов совместно с высоким профессионализмом работников позволяют порту предоставлять грузовладельцам и судовладельцам полный комплекс услуг высшего качества.

Порт выполняет любые погрузочно-разгрузочные, складские и вспомогательные работы, перерабатывает все виды навалочных и генеральных грузов, перевозимых морским, железнодорожным и автомобильным транспортом.

Отрасль: Морские грузоперевозки

Решение: Система электронного документооборота, согласование договорных документов, электронный архив

Используемые продукты: IBM FileNet Business Process Manager, GEM/Frame

Статистика проекта:

Количество бизнес-пользователей: 380

Количество бизнес-процессов: 5000

Количество документов в хранилище: 200 000

Бизнес-потребности:

Предпосылками к внедрению решения МТП «Южный» были:

  • постоянно возрастающие объемы входящей, исходящей и внутренней документации
  • потеря документов
  • отсутствие возможности быстрого поиска документов
  • непрозрачный и нерегламентированный процесс работы с документами
  • сложный и ресурсоемкий процесс согласования договорных документов в бумажном виде
  • отсутствие реальных инструментов контроля процесса работы с документами

Исходя из приведенных выше факторов, руководством было принято решение о необходимости проведения следующих работ:

  • создание электронного архива канцелярских документов (входящие, исходящие внутренние)
  • создание электронного архива договорных документов
  • создание механизмов согласования и обработки канцелярских документов в электронном виде
  • создание механизмов согласования договорных документов в электронном виде

Решение:

Разработанная Система представляет собой решение на платформе IBM FileNet BPM, тесно интегрированное с существующей автоматизированной системой МТП «Южный». Система состоит из двух основных приложений:

  • подсистема по работе с канцелярскими документами
  • подсистема по работе с договорными документами

Для организации размещения, хранения, поиска и организации доступа к документам используется электронный архив на базе IBM FileNet Content Engine.

Для решения существующих задач в Системе реализована следующая функциональность:

  • тесная интеграция с существующими системами Порта (в том числе с организационной структурой, системами учета договоров, и т.д.)
  • механизм создания объектов системы из внешних приложений
  • отдельные интерфейсы для всех существующих ролей в Системе
  • механизмы контроля исполнительской дисциплины при работе с документами (уведомления при нарушении сроков обработки, отчеты по «просроченным» документам и т.д.)
  • механизм связывания канцелярских документов между собой, а также с существующими договорами в Системе
  • контроль уникальности номеров документов в рамках календарного года
  • гибкий механизм формирования цепочки лиц, ответственных за обработку документов
  • механизм создания и обработки индивидуальных задач (поручений) в Системе как инструмент управленческой деятельности
  • механизм уведомлений пользователей о событиях в Системе
  • механизм замещения пользователей
  • механизм взаимодействия пользователей по принципу «руководитель — помощник»
  • механизм поиска документов в электронном архиве внешними приложениями

Практический результат:

  • система обеспечивает оперативный доступ к документам Порта (канцелярские и договорные документы) с учетом ролей и прав пользователей
  • отмечено снижение времени обработки канцелярских документов сотрудниками канцелярии в 2,8 раза
  • система обеспечивает контроль обработки\исполнения\согласования документов МТП «Южный», как следствие, зафиксировано повышение дисциплины пользователей при работе с документами
  • частичный отказ от работы с документами в бумажном виде
  • повышения уровня контроля сроков и исполнения задач (поручений) в рамках подразделений Порта
Вадим Валерьевич Жилин, ИТ Директор
В качестве платформы мы рассматривали продукты, входящие в 4-ку мировых лидеров по оценке Gartnet. Выбирая наиболее подходящий для нас вариант, мы остановились на IBM FileNet P8. Основания – мощность платформы, нетребовательность ее к мощности аппаратных ресурсов, а главное, наличие в Украине компетентных специалистов компании Galantis, имеющих большой опыт подобных проектов на IBM FileNet!
Вадим Валерьевич Жилин, ИТ Директор МТП «Южный»