Лента Cash & Carry, сеть супер- и гипермаркетов,  г. Санкт-Петербург

Лента Cash & Carry, сеть супер- и гипермаркетов, г. Санкт-Петербург

О заказчике: «Лента» – одна из крупнейших и динамично развивающихся сетей розничной торговли в России. Основанная в 1993 году в Санкт-Петербурге, компания на протяжении 20-ти лет является одним из лидеров российского ритейла.

В различных регионах России работает 77 гипермаркетов сети. Открыты 10 супермаркетов в Москве, Московской и Калужской областях; 16 гипермаркетов расположены в Санкт-Петербурге, 5 – в Новосибирске, 3 — в Омске, по 2 — в Нижнем Новгороде, Краснодаре, Барнауле и Ярославле; по одному гипермаркету находится в Астрахани, Волгограде, Петрозаводске, Тольятти, Тюмени, Рязани, Набережных Челнах, Саратове, Пензе, Новороссийске, Ростове-на-Дону, Пскове, Твери, Чебоксарах, Сургуте, Уфе и других городах России.

Гипермаркеты «Лента» работают 7 дней в неделю и предлагают покупателям товары не менее чем на 5% ниже среднерыночных за счет использования преимуществ торгового формата, в котором работает «Лента».

Отличительная черта «Ленты» в том, что это не просто некий западный формат, адаптированный для российского рынка, а проект «tailor made», («сшитый по индивидуальной мерке»), сделанный именно для российского розничного рынка. Смысл данного формата заключается в сокращении затрат на складские помещения за счет размещения части товарных запасов непосредственно в торговом зале. С использованием современных технологий организации товародвижения достигается экономия, позволяющая снижать цены без потери прибыли. Оптимизация всех технологических процессов позволяет решить главную задачу — довести продукцию до потребителя кратчайшим путем по минимальной цене.

«Лента» стала первой российской компанией, которая начала формировать культуру оптовой и розничной торговли.

Имея 20-ти летний опыт работы на розничном рынке, «Лента» успешно развивается в различных регионах страны.

Сегодня постоянными покупателями гипермаркетов сети «Лента» являются около 6 млн. человек, и это число с каждым днем увеличивается. В магазинах и офисах компании работает свыше 20 000 сотрудников, являющихся главной ценностью компании.

В планах компании активное развитие в различных городах страны, совершенствование всех бизнес-процессов и IT-инфраструктуры, повышение эффективности системы управления поставками и категорийного менеджмента, улучшения качества работы с покупателями.

Отрасль: Розничная торговля

Решение: Система поддержки договорных кампаний в Retail-секторе. Автоматизация процесса согласования коммерческих условий и договоров.

Цель:

Внедрение корпоративной системы электронного документооборота на базе IBM FileNet, которая позволит:

  • управлять электронными документами и их содержанием
  • формировать электронные хранилища документов Заказчика
  • автоматизировать бизнес-процессы, связанные с электронным документооборотом и формированием электронного хранилища
  • автоматизировать процессы согласования коммерческих договоров и связанных с ними документов

Используемые продукты: Galantis ECM, IBM FileNet Case Foundation, IBM WebSphere 7.0

Бизнес-проблемы:

  • большой объём договоров в рамках договорной кампании
  • различные коммерческие условия в зависимости от группы товаров, поставщиков и иных параметров
  • отсутствие единой среды для согласования КУ с поставщиками, ведения и расчёта параметров НКУ, а также согласования коммерческих документов (использовались e-mail, Excel, сторонние системы)
  • ошибки при подготовке, расчёте и анализе набора коммерческих условий
  • технические ошибки при подготовке коммерческих документов
  • потеря данных и документов при подготовке НКУ и согласовании документов
  • отсутствие возможности получить оперативные данные в реальном времени
  • отсутствие прозрачности, контроля и статистики процесса ведения договорной кампании

Схема модулей системы:

lenta1

Функциональные возможности:

В состав Системы входят следующие подсистемы:

  • Управление содержимым:

Подсистема позволяет хранить, обрабатывать данные, содержащиеся в Системе, а также обеспечивать регламентированный (ролевой) доступ к ним.

  • Управление процессами:

Подсистема дает следующие возможности: использование графического дизайнера бизнес-процессов (БП); построение БП, содержащих условное ветвление; автоматический выбор маршрута согласования электронного документа в зависимости от различных параметров; выполнение параллельного и последовательного согласования электронных документов и их комбинирование; автоматические или пользовательские инициации задач, реализующих прохождение определённого набора документов по намеченному БП; рассылки уведомлений по электронной почте участникам и заинтересованным лицам процесса о событиях, генерируемых в ходе исполнения; отслеживание ошибок, возникающих при выполнении задач БП; поиск задач БП как через интерфейс администратора, так и через интерфейс пользователя; добавление комментария при выполнении пользователем шага БП. Предусмотрен механизм отзыва задачи с БП и механизм проверки полноты набора документов перед запуском задачи по БП.

  • Администрирование пользовательского приложения:

Подсистема предоставляет собой набор инструментов, с помощью которых можно производить различные настройки системы, включая настройку объектной модели, настройку бизнес процессов и правил их запуска, настройку прав доступа к электронным документам и карточкам, а также настройку интерфейсов пользователей. Инструментарий администратора включает в себя как стандартные средства администрирования IBM FileNet, так и дополнительные специализированные инструменты для более простого и удобного доступа к настройкам системы через web-интерфейс.

  • Подсистема отчётов:

Подсистема дает возможность формирования различных аналитических срезов на основе отчётных данных Системы.

  • Договорный документооборот:

В рамках подсистемы договорного документооборота определены следующие категории видов документов: тип документов (договор, приложение, соглашение и др.); ответственное подразделение (коммерческая, финансовая, юридическая и др. службы).

  • Управление коммерческими документами:

В рамках системы внутрикорпоративного электронного документооборота реализована поддержка процесса согласования договоров поставки коммерческих товаров и сопутствующих документов (коммерческие условия, договоры, приложения, протоколы, соглашения и др.).

  • Интеграция с внешними системами:

MS ActiveDirectory — авторизация пользователей, ведение должностных ролей, управление группами пользователей в рамках функционала переназначения пользователей, а также работы заместителей и др.

SAP — автоматизация процесса передачи основных данных по контрагенту и основных данных по договору между FileNet и SAP

SMTP-сервер — осуществляет отправку почтовых уведомлений

Импорт внешних файлов в систему — используется как для разовой загрузки исторических данных при миграции данных из одной системы в другую, так и для постоянного импорта данных в систему из MS Excel.

Результаты внедрения:

  • быстрый доступ к документам
  • сокращение времени, связанного с обработкой документов
  • ускорение процесса согласования документов
  • оптимизация внутренних процессов
  • независимость от местоположения пользователя при работе с документами
  • возможность прямого доступа к базе данных
  • четкие автоматически применяемые регламенты и правила согласования\обработки документов
  • контроль и учет документов
  • контроль исполнительской дисциплины