GEM/EDM организационно-распорядительный документооборот

GEM/EDM организационно-распорядительный документооборот

Система  GEM/EDM предназначена для автоматизации документооборота и охватывает весь жизненный цикл документов —  от  начала подготовки проектов документов, их регистрации в системе, согласования и утверждения, до завершения исполнения поручений по данным документам и архивирования документа.

Использование GEM/EDM обеспечивает эффективную, оперативную и качественную работу компании, организации любой сферы деятельности.

Решаемые задачи:

  • Ведение учета внутренней документации в соответствии с принятой номенклатурой дел
  • Контроль исполнительской дисциплины в соответствии с установленными регламентами
  • Обеспечение доступность информации о принятых решениях (в том числе для акционеров)
  • Мгновенный доступ к деловой переписке по интересующим объектам за необходимый промежуток времени
  • Территориальная независимость

Основные функциональные возможности GEM/EDM:

 

Регистрация документов в системе

  • единая регистрация документации в соответствии с принятой  номенклатурой дел
  • учет всей необходимой атрибутивной информации

Контроль исполнения документов

  • создание резолюций и поручений по документу
  • ведение истории всех событий в рамках документа и в рамках дела
  • контроль исполнительской дисциплины при выполнении поручений

Организация хранения документов

  • ведение электронного архива всех документов и поддержка версионности по ним
  • возможность связать различные документы в дела
  • поддержка различных сроков хранения по документам и делам
  • архивирование документов в соответствии с принятой политикой

Организация бизнес-процессов по документам


  • автоматизация бизнес-процессов, связанных с рассмотрением, вынесением резолюций, исполнением поручений по документам
  • ведение истории всех событий в рамках документа и в рамках дела
  • контроль соблюдения утвержденных регламентов обработки документов

Организация работы с архивом документов

  • быстрый поиск необходимой информации по различным запросам
  • формирование специализированной отчетности по документам в системе

В результате применения ECM системы GEM/EDM:

  • Сокращаются издержки на документирование, обработку, передачу, контроль и печать бумажных документов
  • Обеспечивается выполнение управленческих решений, контроль  исполнения поручений и обеспечивается прозрачность бизнес — процессов
  • Предоставляется возможность автоматической поддержки регламентов обработки, хранения, архивирования  и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменности документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним
  • Предоставляется мгновенный доступ к деловой переписке по интересующим объектам за необходимый промежуток времени

Используемые технологии:

GEM/EDM – это WEB-приложение, реализованное с использованием фреймвока GEM/Frame. Решение доступно на высокопродуктивной ECM платформе  FileNet P8 компании IBM. Для ограниченного количества транзакций возможно построение системы с использованием  хранилища данных Jackrabbit (freeware), сервера приложений Tomcat (freeware).